Eingangsrechnungsverarbeitung Invoice Processing Automation

Eingangsrechnung
manuell vs.
automatisch

Manual invoice
processing
vs. automated

Eine Eingangsrechnung manuell bearbeiten dauert 4–6 Minuten. Bei 80 Rechnungen im Monat: bis zu 8 Stunden Handarbeit. Was kostet Sie Ihr aktueller Prozess wirklich?

Processing one invoice manually takes 4–6 minutes. At 80 invoices per month: up to 8 hours of manual work. What does your current process actually cost you?

4–6
Minuten pro Rechnung — manuell Minutes per invoice — manual Herunterladen, umbenennen, ablegen, ins ERP übertragen Download, rename, file, transfer to ERP
<30s
Mit Cockpit — vollautomatisch With Cockpit — fully automatic Erkennung, Extraktion und Ablage ohne manuellen Eingriff Detection, extraction and filing without manual input
78%
Erfolgsquote — gemessen im Betrieb Success rate — measured in live use 253 E-Mails automatisch verarbeitet · 14 aktive Workflows 253 emails processed automatically · 14 active workflows
■ Der manuelle Prozess ■ The manual process

So sieht
Eingangsrechnung
bearbeiten aus.

This is what
manual invoice
processing looks like.

Strukturiert, vorhersehbar, und trotzdem jedes Mal dieselben 6 Schritte von Hand. Bei 80 Rechnungen im Monat summiert sich das schnell.

Structured, predictable, and yet the same 6 manual steps every single time. At 80 invoices per month, it adds up fast.

01

E-Mail mit Rechnungsanhang öffnen

Open email with invoice attachment

Posteingang durchsuchen, Rechnung identifizieren, von Werbemails trennen.

Search inbox, identify the invoice, separate from promotional emails.

~1 Min.
02

PDF-Anhang herunterladen

Download the PDF attachment

Datei in den lokalen Download-Ordner speichern. Öffnen, Inhalt prüfen.

Save file to local downloads. Open it, check the content.

~30 Sek.
03

Datei umbenennen nach Konvention

Rename file according to convention

Lieferant, Datum, Rechnungsnummer extrahieren — manuell in den Dateinamen schreiben. Oft inkonsistent.

Extract vendor, date, invoice number — type manually into filename. Often inconsistent.

~1–2 Min.
04

Richtigen Ordner in OneDrive / Google Drive suchen

Find the right folder in OneDrive / Google Drive

Ordnerstruktur navigieren, richtigen Mandanten / Lieferanten-Ordner finden, Datei ablegen.

Navigate folder structure, find the right client / vendor folder, place the file.

~1 Min.
05

Daten manuell ins ERP übertragen

Manually transfer data to ERP

Lieferant, Betrag, Datum, Fälligkeit in Odoo oder ein anderes System eintippen. Fehlerquelle Nr. 1.

Type vendor, amount, date, due date into Odoo or another system. Error source #1.

~1–2 Min.
06

Zahlungseingang manuell zuordnen

Manually match incoming payment

Kontoauszug prüfen, offene Rechnung in Odoo suchen, Buchung manuell als bezahlt markieren.

Check bank statement, find open invoice in Odoo, manually mark posting as paid.

~1–2 Min.
Gesamtaufwand bei 80 Rechnungen / Monat Total effort at 80 invoices / month Basis: 5 Min. pro Rechnung × 80 × €40 Stundensatz = ca. €267/Monat Basis: 5 min per invoice × 80 × €40/hr = approx. €267/month
~6,7 Std. pro Monat · reine Handarbeit per month · pure manual work
■ Vergleich ■ Comparison

Manuell vs.
automatisch —
direkt vergleichen.

Manual vs.
automated —
side by side.

Der wichtigste Vergleich ist nicht Cockpit gegen andere Software — sondern Cockpit gegen das, was Ihr Team heute täglich macht.

The most important comparison isn't Cockpit vs. other software — it's Cockpit vs. what your team does manually every day.

Kriterium
Criterion
Manuell — bisheriger Weg
Manual — current approach
Smart Dato Cockpit
Zeit pro Rechnung
Time per invoice
✗ 4–6 Minuten — herunterladen, umbenennen, ablegen, ins ERP eintippen 4–6 minutes — download, rename, file, type into ERP
✓ Unter 30 Sekunden — vollautomatisch erkannt, extrahiert und abgelegt Under 30 seconds — automatically detected, extracted and filed
Fehlerquote
Error rate
✗ 3–5 % Fehler bei manueller Dateneingabe — falsche Beträge, Tippfehler, falsche Zuordnung 3–5 % error rate in manual data entry — wrong amounts, typos, mismatches
✓ Unter 1 % — strukturierte KI-Extraktion, konsistente Benennung Under 1 % — structured AI extraction, consistent naming
Ablage & Benennung
Filing & naming
✗ Manuell in OneDrive / Google Drive — inkonsistente Dateinamen, schwer auffindbar Manual in OneDrive / Google Drive — inconsistent filenames, hard to find later
✓ Automatisch nach definierten Regeln — Lieferant, Datum, Betrag im Dateinamen Automatic by defined rules — vendor, date, amount in filename
Zahlungsabgleich
Payment reconciliation
✗ Manuell in Odoo suchen, offene Rechnung finden, als bezahlt markieren — für jeden Zahlungseingang Manual search in Odoo, find open invoice, mark as paid — for every payment received
✓ Automatischer Abgleich — Buchungsvorschlag wartet auf Ihre 1-Klick-Freigabe (Human-in-the-Loop) Automatic matching — booking suggestion ready for your 1-click approval (Human-in-the-Loop)
Skalierbarkeit
Scalability
✗ Linear — mehr Rechnungen = mehr Stunden Handarbeit. Wachstum bedeutet mehr Aufwand. Linear — more invoices = more manual hours. Growth means more effort.
✓ Flat — egal ob 20 oder 500 Rechnungen pro Monat, der Aufwand bleibt gleich Flat — whether 20 or 500 invoices per month, the effort stays the same
Kosten (80 Rechnungen/Mo.)
Cost (80 invoices/mo.)
✗ ~€267/Monat Lohnkosten allein für Rechnungsbearbeitung (bei €40/Std. Stundensatz) ~€267/month in labour costs for invoice processing alone (at €40/hr)
✓ Cockpit übernimmt — Ihr Team nutzt die Zeit für Aufgaben, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen Cockpit handles it — your team uses the time for work that actually needs attention
Einrichtung
Setup
✗ Kein Setup nötig — aber kein Fortschritt. Dieselben Schritte, jeden Tag. No setup needed — but no progress. Same steps, every day.
✓ OAuth-Verbindung in 2 Klicks. Workflows in normaler Sprache beschreiben. Meist am selben Tag einsatzbereit. OAuth connection in 2 clicks. Describe workflows in plain language. Usually live same day.
■ Wann lohnt es sich? ■ When does it pay off?

Ab 20 Rechnungen
rechnet sich
Cockpit.

From 20 invoices
per month,
Cockpit pays off.

Viele Unternehmen denken, sie sind „zu klein für Automatisierung". Der Rechner daneben zeigt, ab wann sich die Zeitersparnis rechnet — konkret für Ihren Fall.

Many companies think they're "too small for automation." The calculator shows exactly when the time savings pay off — specifically for your situation.

Faustregel
Rule of thumb

Bei 5 Minuten pro Rechnung und einem Stundensatz von €40 rechnet sich Cockpit bereits ab ca. 20 Rechnungen/Monat. Wer 80 Rechnungen/Monat bearbeitet, spart über €3.000/Jahr an reinen Lohnkosten.

At 5 minutes per invoice and an hourly rate of €40, Cockpit pays off from as few as ~20 invoices/month. Processing 80 invoices/month saves over €3,000/year in labour costs alone.

Human-in-the-Loop bei Zahlungen
Human-in-the-Loop for payments

Rechnungsablage läuft vollautomatisch. Zahlungsbuchungen in Odoo: KI schlägt vor — Sie genehmigen per Klick. Nichts wird ohne Freigabe gebucht.

Invoice filing runs fully automatically. Payment postings in Odoo: AI suggests — you approve with one click. Nothing posted without your approval.

Zeitersparnis berechnen
Calculate your savings
Tragen Sie Ihre Zahlen ein — Cockpit rechnet sofort.
Enter your numbers — Cockpit calculates instantly.
€
Geschätzte Einsparung / Monat Estimated savings / month
€267
6.7 Std. / mo
■ So funktioniert es ■ How it works

In 3 Schritten zur
automatischen Eingangs-
rechnungsverarbeitung.

3 steps to automated
invoice processing.

Kein IT-Projekt. Keine Migration. Beschreiben Sie Ihren Workflow in normaler Sprache — Cockpit übernimmt den Rest.

No IT project. No migration. Describe your workflow in plain language — Cockpit takes it from there.

01

Mailbox verbinden

Connect your mailbox

Microsoft 365 oder Google Workspace per OAuth — 2 Klicks. Ihre Inbox bleibt unverändert.

Microsoft 365 or Google Workspace via OAuth — 2 clicks. Your inbox stays exactly as it is.

● Einmalig
● One-time
→
02

Workflow beschreiben

Describe the workflow

Sagen Sie: „Eingangsrechnungen in OneDrive ablegen, Lieferant und Datum im Dateinamen." Das ist die Anweisung. Kein Code.

Say: "File incoming invoices to OneDrive, vendor and date in filename." That's the instruction. No code.

Kein Code
No code
→
03

Cockpit arbeitet — Sie genehmigen wo nötig

Cockpit works — you approve where needed

Rechnungen werden automatisch abgelegt. Zahlungsbuchungen in Odoo warten auf Ihre 1-Klick-Freigabe.

Invoices filed automatically. Payment postings in Odoo wait for your 1-click approval.

Human-in-the-Loop
Human-in-the-Loop

Cockpit bietet mehr als Rechnungsverarbeitung. Antwortentwürfe aus dem Wissensspeicher, WhatsApp Business-Integration und Inbox-Triage sind im selben Produkt enthalten.

Cockpit does more than invoice processing. Reply drafting from the knowledge base, WhatsApp Business integration and inbox triage are all part of the same product.

Alle Module ansehen → See all modules →
■ Häufige Fragen ■ Common questions

Fragen zur
Eingangsrechnungs-
verarbeitung.

Questions about
invoice processing
automation.

Bei einem Stundensatz von €40 brutto und 80 Rechnungen pro Monat à 5 Minuten entstehen ca. €267/Monat allein durch manuelle Rechnungsverarbeitung — ohne Fehlerkosten und Zeitverlust durch Rückfragen. Auf ein Jahr hochgerechnet: über €3.000. Der Rechner auf dieser Seite zeigt Ihre persönliche Zahl. At an hourly rate of €40 gross and 80 invoices per month at 5 minutes each, manual invoice processing costs approximately €267/month — without error costs or time lost to queries. Annualised: over €3,000. The calculator on this page shows your personal figure.
Ab ca. 20 Eingangsrechnungen pro Monat rechnet sich Cockpit in der Regel. Wichtiger als die reine Anzahl ist aber die Regelmäßigkeit: Wenn Sie jeden Monat dieselben Schritte von Hand durchführen, ist das ein sicheres Zeichen, dass sich Automatisierung lohnt. From approximately 20 incoming invoices per month, Cockpit typically pays for itself. More important than the volume is the regularity: if you perform the same manual steps every month, that's a sure sign automation is worthwhile.
Ja. Rechnungsablage, Inbox-Triage und KI-Antwortentwürfe laufen komplett ohne ERP. Nur das Modul Zahlungsabgleich benötigt Odoo. Cockpit läuft in Microsoft 365 oder Google Workspace — Odoo ist optional. Yes. Invoice filing, inbox triage and AI reply drafting work completely without an ERP. Only the payment reconciliation module requires Odoo. Cockpit runs in Microsoft 365 or Google Workspace — Odoo is optional.
Mailbox per OAuth verbinden: 2 Klicks. Workflow beschreiben in normaler Sprache: meist innerhalb eines Tages einsatzbereit. Kein IT-Projekt, keine Migration, kein Wechsel des E-Mail-Systems. Connect mailbox via OAuth: 2 clicks. Describe workflow in plain language: usually live within one day. No IT project, no migration, no change to your email system.
Ablage läuft vollautomatisch — das ist sicher und klar definiert, kein manueller Eingriff nötig. Zahlungsbuchungen in Odoo folgen dem Human-in-the-Loop-Prinzip: Cockpit schlägt vor, Sie genehmigen per Klick. Nichts wird automatisch ins ERP gebucht. Filing runs fully automatically — that's safe and clearly defined, no manual intervention needed. Payment postings in Odoo follow the Human-in-the-Loop principle: Cockpit suggests, you approve with one click. Nothing is automatically posted to the ERP.

Eingangsrechnungen.
Automatisiert.

Invoice processing.
Automated.

Wir zeigen Ihnen in 30 Minuten, wie Cockpit Ihre konkreten Rechnungsworkflows übernimmt — und was das für Ihr Team bedeutet.

We'll show you in 30 minutes how Cockpit handles your specific invoice workflows — and what that means for your team.

Kein IT-Projekt No IT project In Minuten eingerichtet Set up in minutes Microsoft 365 & Google Microsoft 365 & Google
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